Zuletzt aktualisiert 5. April 2024

Mit einem Einladungsschreiben für ein Visum laden Sie eine bestimmte visumpflichtige Person, die aus einem anderen Land nach Deutschland einreisen möchte, formell ein und bestätigen einige persönliche Informationen des Besuchers. Die Person, die Sie einladen, reicht dieses Schreiben dann zusammen mit vielen anderen Dokumenten bei der deutschen Vertretung in ihrem Heimatland ein. Das Einladungsschreiben ist oft eine Voraussetzung dafür, dass die Person ihr Visum erhält.

Das Einladungsschreiben für ein Visum ist auch unter folgenden Namen bekannt:

• Einladung für ein Visum
• Schengen-Visum Einladung
• Einladung für Besucher aus dem Ausland
• Geschäftseinladung

Damit visumpflichtige Drittstaatsangehörige, die aus privaten oder geschäftlichen Gründen Deutschland besuchen wollen, ein Visum beantragen können, brauchen sie, neben einigen anderen Dokumenten, oft auch ein Einladungsschreiben. Dieses kann von einem in Deutschland lebenden Bekannten oder Familienangehörigen, bzw. von einem Vertreter der Firma oder Organisation, für die der Antragsteller während seines Besuchs in Deutschland arbeiten wird, unterschrieben und an den Visum-Antragsteller geschickt werden. 

Sofern Sie unsere Vorlage für ein Einladungsschreiben vollständig ausgefüllt haben, enthält sie alle notwendigen Informationen, die die deutsche Vertretung, bzw. die im Auftrag der deutschen Vertretung handelnde Organisation, im Heimatland des Antragstellers benötigt.

Wichtig: Die spezifischen Anforderungen bzgl. der Unterlagen, die der Antragsteller der deutschen Vertretung, bzw. der Organisation, die im Auftrag der deutschen Vertretung handelt, vorlegen muss, können je nach Visumtyp und Antragstellerland unterschiedlich sein. Beispielsweise muss oft auch eine Ausweis- oder Passkopie der Person, die das Einladungsschreiben unterzeichnet, beigelegt werden. Informieren Sie sich deshalb im Voraus bei der entsprechenden Behörde und sprechen Sie sich mit dem Visum-Antragsteller ab.

Des Weiteren sind folgende Punkte zu beachten:

• Als Gastgeber und Unterzeichner des Einladungsschreibens schicken Sie Letzteres direkt an den Antragsteller und nicht an eine diplomatische Vertretung. Der Antragsteller reicht dann das Einladungsschreiben zusammen mit den anderen benötigten Dokumenten ein.

• Wenn Sie als Gastgeber selber die deutsche Staatsbürgerschaft nicht besitzen, müssen Sie zusätzlich noch eine Kopie Ihrer Aufenthaltserlaubnis beilegen. Diese muss länger gültig sein als die Aufenthaltsdauer des Besuchers, den Sie einladen.

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Visa für visumpflichtige Besucher Deutschlands. Für welche Staaten überhaupt eine Visumpflicht besteht, bestimmt das Auswärtige Amt. 

Für Aufenthalte von mehr als 90 Tagen benötigen visumpflichtige Besucher in Deutschland ein sogenanntes „nationales Visum". Für Besucher, die sich weniger als 90 Tage in Deutschland aufhalten, reicht ein „Schengen Visum Typ C". Letzteres wird auch Touristenvisum oder Besuchervisum genannt. 

Es wird außerdem unterschieden zwischen Besucher- und Geschäftsvisa. Wenn Sie visumpflichtige Familienangehörige oder Freunde aus dem Ausland nach Deutschland einladen, dann müssen Ihre Besucher ein Besuchervisum beantragen. Ausländische Besucher, die sich aus geschäftlichen Gründen in Deutschland aufhalten wollen, brauchen ein Geschäftsvisum. In beiden Fällen benötigen die Antragsteller oft ein Einladungsschreiben einer in Deutschland lebenden Kontaktperson.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Visa-Arten, abhängig davon, zu welchem spezifischen Zweck der Besucher beabsichtigt, sich in Deutschland aufzuhalten. Zur Auswahl stehen unter anderem folgende Visa-Arten:

• Visum für Fachkräfte
• Studentenvisum
• Ausbildungsvisum
• Visum zur Arbeitssuche
• Visum zur Ausbildungsplatzsuche
• Visum zur Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse
• Blaue Karte EU
• Visum zum Forschen
• Visum zur Selbständigkeit
• Heiratsvisum

Unsere Vorlage für ein Einladungsschreiben für ein Visum kann für verschiedene Visa-Arten verwendet werden, bzw. immer dann, wenn ein Einladungsschreiben verlangt wird.

Es gibt keine spezielle gesetzlich vorgeschriebene Form für ein Einladungsschreiben. Wichtig ist, dass das Einladungsschreiben neben den vollständigen Kontaktdaten des Antragstellers, sowie den Kontaktangaben der einladenden Partei, auch eine Begründung für den Besuch des Gastes und Angaben über dessen Aufenthaltsdauer in Deutschland enthält.

Folgende Elemente sollte Ihr Einladungsschreiben auf jeden Fall enthalten:

• Vollständiger Name, Adresse und Kontaktdaten (inkl. Telefonnummer und Email-Adresse) des Gastgebers oder der einladenden Firma bzw. Organisation;
• Vollständiger Name des eingeladenen Gastes, dessen Adresse und Geburtsdatum;
• Besuch von Familienangehörigen oder Freunden: Beschreiben Sie den Zweck des Besuchs, z.B. die Teilnahme an einer Familienfeier. Dabei sollten Sie auch genau erläutern, in welchem verwandtschaftlichen oder freundschaftlichen Verhältnis Sie zur Person stehen, die Sie einladen (z. B. wie lange kennen Sie sich schon? Wo und wie haben Sie sich kennengelernt?);
• Geschäftlicher Besuch: Schildern Sie möglichst detailliert, welche Tätigkeit der Besucher ausübt, bzw. welche Tätigkeiten er während seines Besuchs in Deutschland ausüben wird, und in welchem Verhältnis er zur einladenden Partei steht;
• Angaben darüber, wo die eingeladene Person während seines Besuchs wohnen wird (z.B. die Adresse des Hotels);
• Dauer des Aufenthaltes und den geplanten Verlauf des Besuchs (soweit bekannt);
• Datum und Ort der Unterzeichnung;
• Unterschrift des Gastgebers.

Gut zu wissen! Die Vorlage für ein Einladungsschreiben von RECHTSDOKUMENTE enthält alle notwendigen Angaben.

Gemäß §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz haben visumpflichtige Besucher Deutschlands die Kosten ihres Aufenthalts selbst zu übernehmen. Einen entsprechenden Nachweis müssen sie beim Visumantrag beilegen. Falls sie dies nicht können, kann jemand, der in Deutschland lebt, für die Kosten des Besuchers aufkommen. Dazu muss eine sogenannte Verpflichtungserklärung unterzeichnet werden.

Wichtig:

• Die Verpflichtungserklärung muss nicht unbedingt von derselben Person unterzeichnet werden, die das Einladungsschreiben unterzeichnet.
• Der Vorlage für ein Einladungsschreiben für ein Visum von RECHTSDOKUMENTE können Sie optional eine Verpflichtungserklärung hinzufügen. Damit die Verpflichtungserklärung jedoch gültig ist, müssen Sie zusätzlich zur Verpflichtungserklärung in diesem Einladungsschreiben persönlich bei der Ausländerbehörde Ihres Wohnorts erscheinen, sich dort ausweisen und ein entsprechendes Formular ausfüllen und unterzeichnen.

Damit Sie eine Verpflichtungserklärung abgeben können, müssen einige Bedingungen erfüllt sein:

• Sie müssen in Deutschland gemeldet sein;
• Sie müssen entweder die deutsche Staatsbürgerschaft besitzen oder eine Aufenthaltsbewilligung, die länger gültig ist als die Aufenthaltsdauer des Besuchers, den Sie einladen;
• Sie müssen einen entsprechenden Nachweis über Ihre finanziellen Verhältnisse (Einkommen oder Sparguthaben) erbringen können;
• Sie müssen persönlich bei der Ausländerbehörde Ihres Wohnorts erscheinen und das dort erhältliche Formular ausfüllen und zusammen mit dem Nachweis über Ihr Einkommen oder Sparguthaben, Ihrem Ausweis oder Aufenthaltstitel und Pass, sowie einer Kopie des Passes des Visum-Antragstellers abgeben.

Mit einer Verpflichtungserklärung haften Sie für jegliche Kosten, die dem deutschen Staat entstehen könnten, falls die Person, die Sie einladen, über nicht genügend finanzielle Mittel verfügt, um ihren Aufenthalt in Deutschland zu finanzieren. Dies umfasst sämtliche Kosten für Lebensmittel und Kleidung, medizinische Versorgung und Unterkunft. Außerdem verpflichten Sie sich, die Kosten für eine eventuelle Abschiebung zu übernehmen.

Übrigens! Fragen rund um die Verpflichtungserklärung werden in unserer Vorlage für ein Einladungsschreiben noch einmal ausführlich und auf leicht verständliche Weise beantwortet.

Mit der benutzerfreundlichen Vorlage von RECHTSDOKUMENTE erzeugen Sie in wenigen Minuten ein den individuellen Anforderungen des Antragstellers entsprechendes Einladungsschreiben. Um Ihnen die Erstellung  zu erleichtern, haben wir den Prozess in sieben einfache Schritte unterteilt. So können Sie Ihr Dokument in Ihrem eigenen Tempo erstellen. 

Und wenn Sie ein kostenloses RECHTSDOKUMENTE-Konto einrichten, können Sie Ihren Fortschritt jederzeit speichern und fortfahren, wann immer es Ihnen passt. 

Hier ein kurzer Überblick über die verschiedenen Elemente unserer Vorlage für ein Einladungsschreiben:

Bestandteile der Vorlage für ein Einladungsschreiben von RECHTSDOKUMENTE: 

• Wahlmöglichkeit zwischen einem Einladungsschreiben für eine Privatperson oder für eine Geschäftsperson
• Angabe der Kontaktinformationen des Besuchers und des Gastgebers
• Beschreibung des Verhältnisses zwischen dem Besucher und dem Gastgeber
• Angabe der Aufenthaltsdauer des Besuchers
• Erläuterung des Besuchszwecks
• Angabe der Annahmestelle des Einladungsschreibens
• Möglichkeit, eine Verpflichtungserklärung hinzuzufügen
• Angabe des Unterzeichnungsdatums bzw. -orts
• Möglichkeit, Ihr Einladungsschreiben als PDF zu speichern oder gleich auszudrucken und zu unterschreiben!

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